RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia de automação que se tornou bastante popular nas empresas. Ela busca automatizar tarefas e processos que, até então, só poderiam ser realizadas com intervenção humana. RPA busca desonerar os colaboradores de tarefas manuais e repetitivas, que podem ser realizadas pelos “robôs” de maneira programada e automática, minimizando a chance de erros e aumentando a eficiência. Ao mesmo tempo que libera os colaboradores para realizar tarefas de maior valor agregado e que de fato exigem interação humana.

Como toda tecnologia, no entanto, é importante sinalizar que ela não é a prova de falhas. Desta forma, alguns cuidados são necessários para não ocorrerem problemas durante a execução dos processos. Abaixo, listo 8 cuidados importantes na execução de projetos de RPA na sua organização:

1) Acessos necessários:

Assim como no caso de tarefas que são realizadas por uma pessoa, a máquina do robô também precisará ter todos os acessos necessários para realização das tarefas. Isso inclui ter acesso aos sistemas, sites, pastas de rede, e quaisquer outros recursos que são necessários para executar as tarefas do processo. Isto vale também para o caso de o desenvolvimento ser feito externamente à empresa (numa fábrica de software, por exemplo). Neste caso, as máquinas dos desenvolvedores precisam de todos os acessos garantidos, o que pode exigir liberações adicionais (ex: liberações no firewall da empresa para o acesso remoto).

2) Usuários em sistemas:

Se uma tarefa precisa ser feita dentro de um determinado sistema, é necessário que exista um usuário/senha no qual o robô possa se logar neste sistema. Neste caso, pode ser criado um usuário especificamente para o robô. Isto facilita para fins de auditoria (saber quais tarefas foram realizadas automaticamente pelo robô), bem como na atribuição das permissões corretas, isto é, fornecer ao usuário do robô apenas as permissões necessárias para as tarefas que ele irá realizar durante o processo. Isto porque usuários “humanos” normalmente possuem permissões adicionais que podem ser desnecessárias para o usuário do robô, como acesso a funcionalidades de consultas/relatórios, recursos de administração da ferramenta, entre outro

3) Expiração de senhas:

Normalmente, os sistemas têm políticas de renovação de senhas (ex: mudar a senha a cada 2 ou 3 meses). É aconselhado que, caso possível, esta política seja desativada para os usuários utilizados pelo robô. Isto porque o processo automatizado, a não ser que seja programado para isto, não terá condições de tratar a tela de alteração de senha, e desta forma o processo será interrompido.

4) Mensagens/alertas/pop-ups do sistema operacional:

Eventualmente podem parecer mensagens no sistema operacional. Por exemplo, no Windows podemos ter pop-ups com mensagens de firewall, alertas de antivírus, confirmação de segurança ao abrir uma determinada aplicação, dentre outras. Estas mensagens podem eventualmente tirar o “foco” da tela em que o robô está executando alguma ação, e o processo é interrompido. Assim, é aconselhado desativar todas as pop-ups e notificações.

5) Atualizações do sistema operacional:

Dependendo da versão do SO e suas configurações (ex: Windows 10), ele poderá se atualizar ou mesmo reiniciar sozinho, causando interrupção na execução dos processos. É recomendado que as atualizações sejam agendadas para um horário em que não existirão processos sendo executados.

6) Atualizações de sistemas utilizados:

Quaisquer novas versões de sistemas/aplicações que são utilizados nos processos automatizados podem impactar o robô. Por exemplo, uma nova versão pode mudar a localização de botões ou teclas de atalho que são utilizadas pelo robô. Assim é importante desmarcar, quando possível, as atualizações automáticas dos sistemas. De forma que a cada nova versão/atualização, seja feita uma análise das modificações, para verificar se alguma delas poderá impactar o robô.

Além disso, a exemplo das notificações/pop-ups do sistema operacional, também os sistemas podem exibir suas próprias notificações/pop-ups de atualização, que podem eventualmente interromper o processo. É recomendado assim que estas as notificações também sejam desativadas quando possível.

7) Atualização de navegadores:

Alguns navegadores (como por exemplo o Chrome) vem com atualização automática marcada por padrão, que pode causar o seu fechamento e reinício automaticamente. Se o processo realiza tarefas em navegadores, corre-se o risco de o processo ser interrompido por ocasião de uma atualização mensal. Além disso, eventualmente são realizadas mudanças nos navegadores que impactam no comportamento durante a navegação (ex: passa a exibir mensagens de algum novo recurso, ou bloquear automaticamente um determinado recurso), o que também pode tirar o foco do robô e interromper o processo.  Assim, é aconselhado que as atualizações automáticas dos navegadores sejam desativadas, de forma que sejam executadas de uma forma mais controlada.

8) Diferenças entre ambientes de Desenvolvimento, Homologação e Produção:

Todos os acessos, sistemas e softwares utilizados precisam estar equalizados entre os ambientes a serem utilizados, com as mesmas versões e permissões. É comum existir diferenças entre os ambientes, o que eventualmente pode acarretar problemas durante a execução dos processos. Desta forma, estas diferenças precisam ser mapeadas e, sempre que possível, corrigidas.

Também é importante que as credenciais para acesso aos sistemas sejam tratadas adequadamente pelo robô, visto que os usuários e senhas costumam ser diferentes entre os ambientes (ex: usuários e/ou senhas diferentes para os ambientes de Homologação e Produção). Isto pode ser feito utilizando recursos nativos das ferramentas que armazenam as credenciais e permitem a parametrização por ambiente.