No mundo acelerado do marketing, onde as demandas mudam e surgem constantemente, a aplicação de metodologias ágeis pode se destacar como uma abordagem eficaz para aumentar a eficiência e a agilidade das equipes. No entanto, buscar adaptar a metodologia ágil fora do mundo do desenvolvimento de software é, em geral, um grande desafio. A seguir, será apresentado como uma gestão fundamentada na metodologia ágil pode ajudar times de marketing a enfrentar este desafio, obter resultados positivos e quais ações podemos implementadas para alcançar essas melhorias. 

Times de marketing em geral enfrentam dificuldades significativas para a sua gestão de atividades, devido ao ambiente em constante mudança e demandas, campanhas e ajustes das peças que surgem a todo momento. Não há uma visão clara do fluxo do processo para o desenvolvimento das demandas, a gestão é feita via planilhas ou em lista de prioridades, o que dificulta a identificação de gargalos e pontos de atenção, gerando atraso na reação do time aos problemas no desenrolar das demandas. 

A reunião diária, na verdade, costumava ser um status “report” desta planilha ou lista, relatando quais as atividades estão sendo feitas e quais estão para começar, sem abordar e discutir os impedimentos, gargalos, possíveis problemas e um melhor planejamento do dia. 

Essa ausência de uma metodologia clara de gestão do trabalho acaba resultando em problemas para o time, como sobrecarga de trabalho, atraso das entregas e dificuldades para fazer as priorizações das demandas novas que surgem ao longo do dia. 

Mas, ao trazer pequenas mudanças pela gestão do time, como um fluxo definido de trabalho, transparência no que está sendo feito, inspeção diária do time das demandas e uma cultura de incentivo à melhoria contínua, os resultados a serem alcançados são incríveis. 

O Framework Kanban, “comece com o que você já faz”, é uma escolha indicada para iniciar a gestão ágil, fácil para o time organizar o próprio fluxo de trabalho, com colunas de espera e colunas de trabalho, tendo uma direção definida de onde o processo começa e onde termina. Essa organização traz uma melhor visualização do fluxo de trabalho, das entregas e dos gargalos no processo em que o time pode trabalhar para rapidamente tirar esses impedimentos, focando em resolver os problemas assim que eles aparecem, mitigando as chances de grandes atrasos nas suas entregas. 

Existem vários softwares para a gestão visual do Kanban, sendo os mais populares o Jira, Trello e Kanbanize, cada um com suas vantagens e desvantagens, mas todas ótimas ferramentas para fazer a gestão, alguns tendo versões gratuitas. 

A reunião diária de “status report”, é realizada no encontro diário, ou “Daily”, trazendo discussões sobre o que está sendo feito, os impedimentos e o que falta para finalizar cada demanda. Além de possibilitar um melhor planejamento do dia e incentivar uma maior colaboração entre a equipe, buscamos assim, fortalecer no time a identificação de problemas e impedimentos de maneira mais rápida, permitindo mudanças nas prioridades do dia para garantir sempre uma entrega de valor para nossos clientes. 

Somente através de aplicações, como as citadas anteriormente, veremos uma perceptível melhora na gestão das demandas do time. Devido à fácil visualização de onde cada demanda está no fluxo, facilitamos o planejamento das atividades que temos para o dia e das novas demandas que surgem durante o expediente, pois os impedimentos e gargalos são visualizados e discutidos na Daily e ao longo do dia, quando necessário. 

Com esses pontos enraizados na cultura da equipe e o entendimento que a metodologia ágil é um aliado do time – se bem acompanhado e orientado pelo gestor – começamos a buscar a melhoria contínua no seu processo, trazendo sugestões de melhorias no Board Kanban, para ter mais informações sobre como está o seu processo, dedicando tempo para adaptar os fluxos de trabalho em um framework pensado para o mundo do desenvolvimento de software para a realidade de um time de Marketing, fazendo ajustes e modificações de maneira empírica e colaborativa. 

A introdução de métricas é o ponto que todos precisam desenvolver o mais rápido possível, pois um acompanhamento mais preciso das entregas e a identificação de problemas é fundamental para a continuidade do processo de melhoria contínua. Cada squad pode começar buscando definir sua capacidade de trabalho, alguns utilizando métricas como o Throughput e tamanho de Camisa, outros utilizando story points com gráfico de Burndown e cálculo de Capacity e Velocity, sempre se adaptando às suas realidades e tipo de demandas que possuem. 

O principal objetivo dessa mudança é conscientizar os profissionais sobre as vantagens do método ágil em relação aos métodos tradicionais de gestão de demandas. Essa conscientização não pode ser imposta, mas sim uma resposta às dificuldades que o time enfrentava com o tipo de gestão que eles têm no momento. Os membros do time de marketing devem ter a oportunidade de liderar o processo de mudança, com o gestor atuando como guia, mentor ou coach, auxiliando no processo de adaptação e entrega de valor mais rápida em um ambiente em constante mudança. 

Com uma abordagem de melhoria contínua, o time estará constantemente evoluindo, explorando novos conceitos e outros frameworks ágeis, como o Scrum ou o XP, buscando melhorar a gestão do dia a dia, facilitando a negociação das priorizações das demandas e usando como base as métricas de capacidade do time e a visualização do fluxo de trabalho como um todo. Ao aplicar metodologias ágeis, as equipes de marketing podem alcançar resultados excepcionais em um ambiente altamente competitivo e acelerado. 

*“As opiniões aqui colocadas refletem a minha opinião pessoal e não necessariamente a opinião da Compass UOL.”