O revés no gerenciamento de projetos é um fato comum nas organizações e pode ser atribuído a uma série de causas, como falta de planejamento, problemas de comunicação, escopo mal definido e gerenciamento de riscos que não são levados em consideração. Quando um projeto falha, as implicações podem ser profundas, resultando em perda de recursos, tempo e confiança entre as partes interessadas. A compreensão dos fatores e a aplicação de lições aprendidas são decisivas para evitar erros semelhantes no futuro e aprimorar a eficácia das futuras iniciativas.
Uma das falhas mais frequentes é a falta de um planejamento detalhado para o projeto. É fundamental determinar de forma clara e nítida os objetivos, escopo, prazos e recursos necessários para implementar o projeto, e assegurar que o mesmo obtenha sucesso. A falta de habilidades, como conhecimento e experiência do gerente, afeta diretamente o gerenciamento e, muitas vezes, ter que replanejar ou contornar alguma barreira que não havia sido prevista fará com que o projeto atrase ou fique mais caro. A ausência efetiva de planejamento afeta negativamente os projetos.
Outro fator que influencia o gerenciamento de projetos é a falta de comunicação. É necessário que o time esteja alinhado e a par de tudo o que está ocorrendo para que haja sucesso, lembrando que todos precisam ter o mesmo entendimento e que as expectativas estejam alinhadas para que saibam o que devem fazer. A comunicação entre gestão e parte técnica deve ser sempre respeitada, pois a experiência e o conhecimento dos especialistas auxiliam a mensurar riscos e prazos e, assim, a tomada de decisão se torna mais assertiva. Outro ponto importante é a forma de comunicação com o cliente, a qual deve ser objetiva e feita de forma responsável, pois muitas vezes as regras de negócio ficam a cargo do contratante, tendo, desta forma, a dependência de um fator externo, o que pode afetar a trajetória e a entrega do projeto caso o combinado não seja cumprido.
Problemas na gestão de projetos ainda ocorrem por um outro motivo fundamental e determinante, que é o escopo mal definido. Essa definição é decisiva para o sucesso ou não do projeto. Ele serve de guia de verificação para o planejamento do trabalho e das atividades a serem desenvolvidas e auxilia para que todos os objetivos sejam alcançados. Os pontos mais comuns que causam esse item são:
- Mudanças de escopo: normalmente aparecem do meio para o fim do projeto, impactando, assim, as atividades já feitas e tendo que serem revisitadas, além de atividades não planejadas, resultando em aumento de prazo, custo, atrasos e insatisfação;
- Falta de clareza de requisitos: podem ocasionar oportunidades de interpretação dúbia, gerando retrabalhos, pois a entrega não está de acordo com o cliente esperava e, geralmente, esse cenário é descoberto pelo time de qualidade de teste;
- Prazo e orçamento irreais: afetam diretamente a eficácia de um projeto, pois não tendo definição correta do escopo é difícil estimar tempo das atividades e os recursos técnicos necessários para cumpri-las, assim resultando em cronogramas justos e sem margens, forçando o time a pressão o tempo todo.
Subestimar riscos que não são levados em consideração é outro fator que impacta a gestão de projeto. Não ponderar um ou mais riscos desencadeia uma série de dificuldades, levando à renúncia do projeto por falta de recursos, tais como dinheiro, tempo e habilidade técnica. Um exemplo que acontece frequentemente é alocar o time com muitos profissionais que não têm a experiência necessária para o projeto, com poucos sêniores e especialistas, visando uma maior rentabilidade. Na prática, muitas vezes, o efeito dessa decisão é o contrário, com retrabalho e descontentamento entre os envolvidos, produtividade abaixo do planejado, saída de um colaborador chave da organização, número de erros encontrados durante testes maior do que o esperado, entre outros. Todos esses itens são riscos que causam danos na gestão de projetos e o gestor é o responsável por mitigar e minimizar esses riscos.
Por fim, a derrota no gerenciamento de projetos, apesar de inoportuno, oferece oportunidades preciosas de crescimento e aprendizado. Analisar criticamente os erros cometidos e as falhas no processo é fundamental para consolidar as práticas de gestão e fugir da recorrência dos problemas. Seguir uma abordagem para antecipar, reconhecer e mitigar riscos, paralelamente com a combinação de uma comunicação assertiva e alinhamento de expectativas, pode transformar os desafios enfrentados em novos projetos.
Gerenciar não é um prêmio ou gratificação, mas uma responsabilidade porque a função de um líder vai além das prerrogativas do cargo e exige adotar decisões difíceis, apoiar e desenvolver os elementos da equipe, e garantir o bem-estar e o sucesso do time. Portanto, a derrota não precisa ser o fim, mas pode servir como um estímulo para o avanço e a vitória organizacional.
*As opiniões aqui colocadas refletem a minha opinião pessoal e não necessariamente a opinião da Compass UOL.
